David Allen'ın 2001'de yayınladığı "Getting Things Done" (GTD), dünyanın en popüler üretkenlik metodolojisidir. GTD'nin temel felsefesi: Zihniniz görevleri hatırlamak için değil, yaratmak içindir. Her şeyi güvenilir bir sisteme koyun, zihinsel netlik kazanın.
GTD'nin 5 Adımı
1. Capture (Yakalama)
Aklınıza gelen her şeyi kaydedin. E-posta, fikirler, görevler, projeler - hiçbir şey zihninde kalmamalı.
Capture araçları:
- TodoZap'ın hızlı görev ekleme özelliği
- Not defteri (analog yedek)
- Sesli notlar (arabadayken)
TodoZap'ın "Inbox" özelliği, tüm yakaladıklarınızı geçici olarak toplar.
2. Clarify (Netleştirme)
Inbox'taki her öğe için sorun: "Bu harekete geçilebilir mi?"
- Hayır ise: Sil, arşivle veya referans olarak sakla
- Evet ise: Sonraki eylemi belirle
- 2 dakikadan az mı? Hemen yap
- Daha uzun mu? Planla, delege et veya ertele
3. Organize (Organize Etme)
Görevleri kategorilere ayırın:
- Next Actions (Sonraki Eylemler): Hemen yapılabilecek somut adımlar
- Projects (Projeler): Birden fazla adım gerektiren görevler
- Waiting For: Başkalarından beklediğiniz şeyler
- Someday/Maybe: Gelecekte belki yapılacaklar
TodoZap, bu kategorileri otomatik oluşturur ve yönetir.
4. Reflect (Gözden Geçirme)
GTD'nin en kritik adımı: Haftalık Gözden Geçirme (Weekly Review)
Her Cuma veya Pazar:
- Inbox'ı boşaltın (sıfıra indirin)
- Tamamlanan görevleri işaretleyin
- Gelecek haftanın önceliklerini belirleyin
- Projeleri gözden geçirin
- "Someday/Maybe" listesini kontrol edin
TodoZap, her Pazar akşamı "Haftalık Gözden Geçirme" hatırlatması gönderir.
5. Engage (Eyleme Geçme)
Şimdi ne yapmalısınız? GTD, 4 kriterle karar vermenizi sağlar:
- Context (Bağlam): Neredesiniz? (Ofis, ev, online)
- Time Available (Mevcut Zaman): Ne kadar süreniz var?
- Energy Available (Enerji): Ne kadar enerjiniz var?
- Priority (Öncelik): En önemli nedir?
TodoZap, bu kriterlere göre görevleri filtreler.
GTD'nin Altın Kuralları
2 Dakika Kuralı: 2 dakikadan az süren her şeyi hemen yapın.
Sonraki Eylem: Her görev için net bir sonraki adım olmalı. "Müşteriyle konuş" yerine "Ahmet'e e-posta at: proje güncellemesi iste"
Proje tanımı: Birden fazla adım gerektiren her şey projedir.
TodoZap ile GTD Uygulaması
TodoZap, GTD metodolojisini tam destekler:
- Inbox sistemi: Hızlı yakalama
- Next Actions listesi: Otomatik oluşturulur
- Proje yönetimi: Alt görevlerle
- Context etiketleri: @ofis, @ev, @online
- Haftalık gözden geçirme: Otomatik hatırlatıcı
- Enerji seviyeleri: Görevleri enerji gereksinimi ile etiketleyin